Cet article a été initialement rédigé pour le “Club Finances” de La Gazette, que nous remercions ici. Nous en publions les “bonnes feuilles”.
La version complète est disponible ici >>
Dématérialisation de la chaine comptable et budgétaire : une démarche qui accélère (Partie 1)
Annoncé en 2013 par le président de la République, « le choc de simplification » ambitionne de faciliter les relations entre les entreprises, les particuliers et les administrations. L’objectif est d’améliorer la qualité du service public, en réduisant les délais de réponse et en allégeant les démarches administratives. La dématérialisation de l’amont de la chaine comptable des collectivités s’inscrit dans cette démarche.
D’une dématérialisation en aval de la chaîne comptable à une dématérialisation en amont
L’effort de dématérialisation de la chaine comptable a d’abord porté sur les relations avec la paierie. Le choc de simplification renforce aujourd’hui cette démarche de dématérialisation. Un nouveau cadre légal et réglementaire rend progressivement obligatoire, à compter du 1er janvier 2017, la dématérialisation des factures pour les émetteurs de factures à destination des collectivités locales et de leurs établissements publics. Passée cette date, les collectivités territoriales ne pourront ainsi plus refuser les factures dématérialisées de leurs partenaires et devront les récupérer par le biais d’un portail électronique : Chorus Portail Pro 2017 (CPP 17). Elles auront également l’obligation d’émettre des factures dématérialisées à destination de leurs partenaires publics dès 2017 et de les déposer sur ce même portail.
Un outil gratuit mutualisé et obligatoire, une mise en œuvre progressive
La solution CPP 17, créée par l’Etat à travers l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE), sera mise à disposition gratuitement des collectivités, de leurs établissements et de leurs fournisseurs.
Des changements techniques et organisationnels à anticiper
Pour les collectivités, le passage à la facturation électronique nécessite des investissements technologiques qui peuvent avoir un coût financier conséquent et qui imposent une adaptation et une formation des agents à la manipulation de ces nouveaux outils. En effet, même si la solution électronique CPP 17 sera mise à disposition des collectivités territoriales gratuitement, les implications que son utilisation suppose, telles que la création d’interfaces entre le logiciel financier de la collectivité et CPP 17, ainsi que l’accompagnement par l’éditeur du logiciel financier, peuvent eux avoir un cout financier.
Conditions de réussites et points de vigilance à avoir sur le projet de dématérialisation
Le bon pilotage du projet est un élément indispensable de sa réussite. Il est ainsi essentiel, dans un premier temps, de pouvoir identifier un chef de projet, responsable des questions de gouvernance. Il est également primordial que ce projet soit fortement porté par la Direction générale de la collectivité.
La bonne relation avec l’éditeur est également une condition de réussite indispensable du projet de facturation électronique.
Certains points de vigilance sont toutefois à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’un tel projet. Parmi ceux-ci, on peut citer la nécessité de mener des actions de conduite du changement en interne afin de sensibiliser les agents au nouveau circuit et permettre à ces derniers, à la fois d’être consultés mais aussi préparés au changement, en particulier organisationnel, afin qu’ils l’anticipent.
Les collectivités devront également mener des actions de communication à destination de leurs fournisseurs.
Enfin, dernier point de vigilance, les collectivités devront non seulement s’assurer de la dématérialisation de leurs factures reçues, mais aussi de celles émises, dans la mesure où, dès 2017, les collectivités seront dans l’obligation de transmettre leurs factures, à destination d’entités publiques, par le biais de CPP 17.
La facturation électronique, une étape clé vers la « full démat »
Les obligations règlementaires nouvelles en termes de dématérialisation des factures imposent un ensemble de paramètres techniques qui supposent une dématérialisation de l’ensemble de la chaine de paiement, et non seulement des factures. Dès lors, cela nécessite de réfléchir également à des éléments tels que la gestion électronique des données (GED) ou archivage électronique, mais aussi à la mise en place d’un parapheur électronique ou à des investissements en matière de signatures électroniques.
De cette façon, il est nécessaire d’avoir une vision d’ensemble du circuit cible que l’on veut atteindre en matière de chaîne comptable pour qu’il y ait une continuité et une logique entre ces différents paramètres, et donc permettre in fine de réaliser des économies budgétaires.
Camille Albert
Armand Bégué
Elèves administrateurs territoriaux
Promotion Hannah Arendt (2015 – 2016)